Podążając za radami wiernych czytelników podjąłem próbę stworzenia czegoś na kształt Małego Słowniczka Terminów w Transporcie Morskim 🙂 Rozpoczynamy dziś nowy cykl – ABC Spedytora Morskiego. Zadanie jest z pozoru proste – sporządzić zestawienie najbardziej potrzebnych w życiu codziennym terminów związanych z shippingiem. Co jest trudniejsze? Chciałbym faktycznie stworzyć artykuły według alfabetu, a pomysłów na ten moment mam raptem do „D” 🙂 Bardzo bym chciał, by docelowo każdy początkujący spedytor znalazł tutaj ważne dla siebie informacje, a każdy wyjadacz sprawdził swoją bieżącą wiedz. I ewentualnie zgłosił potrzebę rozwinięcia jakiegoś tematu. Co by się nie działo – zapraszam do lektury 🙂
A jak Arrival Notice i B jak Bill of Lading: podstawowe dokumenty w ABC Spedytora
Witajcie w pierwszej odsłonie naszej serii „ABC Spedytora”! Dziś zanurkujemy w świat podstawowych, ale niezwykle ważnych dokumentów, bez których żaden ładunek nie wyruszyłby w morską podróż. Zaczniemy od A jak Awizacja i B jak Bill of Lading. Gotowi? No to w drogę!
Arrival Notice – pierwszy sygnał
Wyobraź sobie, że Twój ładunek, po tygodniach spędzonych na morzu, zbliża się do portu przeznaczenia. Jak dowiesz się, że jest już blisko? Właśnie dzięki Awizacji, czyli powiadomieniu o nadejściu przesyłki. To jeden z pierwszych dokumentów, z którym zetkniesz się jako spedytor, i który informuje odbiorcę o zbliżającej się dostawie.
Co to jest Arrival Notice?
To oficjalne pismo lub e-mail wysyłane przez armatora (linię żeglugową) lub jego agenta do odbiorcy (konsygnatariusza) lub spedytora. Zawiera kluczowe informacje, które pozwalają przygotować się na przyjęcie ładunku i dopełnić formalności.
Co zawiera Arrival Notice?
Numer bookingu, numer konosamentu i numer kontenera: Unikalne identyfikatory Twojej przesyłki.
Nazwa statku i numer rejsu: Pozwalają śledzić konkretny statek.
Przewidywany czas nadejścia (ETA – Estimated Time of Arrival): Najważniejsza informacja o tym, kiedy ładunek ma dotrzeć do portu. Pamiętaj, że ETA to szacunkowy czas – może ulec zmianie z powodu pogody czy zatorów w porcie.
Miejsce załadunku i rozładunku: Skąd ładunek przypłynął i dokąd zmierza.
Opis ładunku: Ogólne dane o towarze (np. ilość opakowań, waga, objętość).
(zazwyczaj) Koszty do zapłaty: Informacja o wszelkich opłatach, które należy uregulować przed wydaniem ładunku (np. opłaty portowe, demurrage, detention – jeśli takowe wystąpią).
Dane kontaktowe agenta/armatora: Aby móc dopytać o szczegóły.
Dlaczego Awizacja jest ważna?
Awizacja to Twój sygnał do działania. Dzięki niej możesz:
Poinformować klienta o zbliżającej się dostawie.
Przygotować się do odprawy celnej.
Zaplanować transport lądowy z portu do magazynu.
Uregulować wszelkie należności, aby uniknąć opóźnień w wydaniu towaru (jeśli działasz z przewoźnikiem na przedpłacie).
Bill of Lading (konosament - B/L) – serce morskiej dokumentacji
Jeśli Awizacja to sygnał, to Bill of Lading, czyli Konosament Morski, to prawdziwy dowód osobisty Twojego ładunku w morskiej podróży. Jest to najważniejszy dokument w transporcie morskim, pełniąc jednocześnie kilka kluczowych funkcji.
Co to jest Bill of Lading (B/L)?
To dokument wystawiany przez przewoźnika (linię żeglugową) lub jego agenta po przyjęciu ładunku na statek. Jest to kwit przewozowy, ale jego rola wykracza daleko poza zwykłe potwierdzenie nadania.
Funkcje Bill of Lading:
Potwierdzenie przyjęcia ładunku: Świadczy o tym, że przewoźnik przyjął towar do transportu w określonej ilości i stanie.
Dowód zawarcia umowy przewozu: Potwierdza istnienie umowy między nadawcą a przewoźnikiem na przewóz ładunku z punktu A do punktu B.
Tytuł własności ładunku: To najważniejsza funkcja! W zależności od rodzaju B/L, ten dokument może być zbywalnym (przenoszalnym) papierem wartościowym, co oznacza, że jego posiadacz jest uprawniony do odbioru towaru w porcie przeznaczenia. Jest to kluczowe w handlu międzynarodowym, bo pozwala na obrót towarem jeszcze zanim dotrze do celu.
Rodzaje Bill of Lading:
Original Bill of Lading (OBL): To fizyczny dokument, zazwyczaj wydawany w trzech oryginalnych egzemplarzach. Aby odebrać ładunek w porcie przeznaczenia, konieczne jest przedstawienie przewoźnikowi lub jego agentowi jednego z tych oryginalnych egzemplarzy. Jego obrót jest jak obrót gotówką – kto ma oryginał, ten rządzi!
Seaway Bill: Czasami nazywany „Express B/L” lub „Non-Negotiable B/L”. Nie jest zbywalnym papierem wartościowym. Oznacza to, że nie musisz przedstawiać oryginału, aby odebrać ładunek. Wystarczy udowodnić swoją tożsamość jako wskazanego odbiorcy. Jest często używany, gdy nadawca i odbiorca to ta sama firma lub gdy obie strony sobie ufają, co przyspiesza proces dostawy.
Surrendered Bill of Lading (Telex Release B/L): Jest to Original B/L, który został „podany” (zwrócony) w porcie załadunku. Po jego zwrocie przewoźnik informuje agenta w porcie rozładunku, że ładunek może zostać wydany bez konieczności przedstawiania fizycznych oryginałów. Jest to kompromis między szybkością Seaway Bill a bezpieczeństwem Original B/L.
Co zawiera Bill of Lading?
Dane nadawcy (Shipper), odbiorcy (Consignee) i strony awizującej (Notify Party).
Numer bookingu i numer kontenera.
Nazwa statku i numer rejsu.
Port załadunku (POL – Port of Loading) i port rozładunku (POD – Port of Discharge).
Szczegółowy opis ładunku: Rodzaj towaru, ilość opakowań, waga brutto i netto, wymiary.
Warunki transportu: Określają zasady przewozu.
Warunki płatności frachtu: Kto ponosi koszty transportu (np. Freight Prepaid – opłacone z góry, Freight Collect – do zapłacenia w miejscu przeznaczenia).
Dlaczego B/L jest tak ważny dla spedytora?
Jako spedytor będziesz pracować z B/L na co dzień. Musisz dokładnie weryfikować wszystkie dane, ponieważ błędy mogą prowadzić do poważnych opóźnień, dodatkowych kosztów, a nawet problemów prawnych. Prawidłowe zarządzanie B/L to klucz do sprawnej logistyki.
Faktura Handlowa – serce transakcji
Commercial Invoice (Faktura Handlowa) to znacznie więcej niż zwykły rachunek. To podstawowy dokument finansowy i celny, który opisuje sprzedany towar. Bez niego, odprawa celna na żadnym przejściu granicznym nie będzie możliwa.
Dlaczego jest tak ważna?
Dla celników: Pozwala określić wartość towaru, co jest podstawą do naliczenia ceł i podatków.
Dla banków: Niezbędna przy realizacji płatności, szczególnie w przypadku akredytywy.
Dla odbiorcy: Służy do księgowania zakupu i weryfikacji otrzymanego towaru.
Co powinna zawierać Faktura Handlowa?
Dane sprzedającego (eksportera) i kupującego (importera).
Data i numer faktury.
Szczegółowy opis towaru (nazwa, ilość, cena jednostkowa, łączna wartość).
Waluta transakcji.
Incoterms (omówimy je szerzej w kolejnym odcinku!), które określają warunki dostawy i rozłożenie kosztów.
Waga brutto i netto towaru.
Pochodzenie towaru (kraj, gdzie towar został wyprodukowany).
Warunki płatności.
Deklaracja celna – klucz do przekraczania granic
Customs Declaration (Deklaracja Celna) to dokument składany do organów celnych w celu zgłoszenia towaru do odprawy. To na jej podstawie celnicy dopuszczają towar do obrotu lub wywozu.
Rola spedytora w przygotowaniu deklaracji celnej:
Jako spedytor często będziesz odpowiadać za przygotowanie lub zlecenie przygotowania deklaracji celnej. To wymaga precyzji i znajomości przepisów. Musisz zebrać wszystkie niezbędne informacje z innych dokumentów (faktury, listy pakowej, B/L) i poprawnie je wprowadzić do systemu celnego. Błędy mogą skutkować opóźnieniami, karami finansowymi, a nawet zatrzymaniem towaru.
Packing list - co i gdzie jest?
Packing List (Lista Pakowa) to szczegółowy wykaz wszystkich towarów znajdujących się w przesyłce, wraz z informacją o ich pakowaniu. Jest to mapa Twojego ładunku.
Dlaczego jest niezbędna?
Do weryfikacji ładunku: Ułatwia sprawdzenie, czy faktycznie wszystkie zamówione towary dotarły i czy ich ilość się zgadza.
Dla celników: Pomaga w szybkim zlokalizowaniu konkretnego towaru podczas inspekcji.
Dla magazynu: Upraszcza rozładunek i składowanie.
Dla ubezpieczyciela: Ważna w przypadku reklamacji, aby ustalić, co dokładnie zostało uszkodzone lub zaginęło.
Co zawiera Lista Pakowa?
Numery referencyjne przesyłki (np. numer bookingowy, numer B/L).
Dane nadawcy i odbiorcy.
Szczegółowy wykaz zawartości każdej paczki/kartonu/palety/kontenera (ilość, opis, waga netto i brutto, wymiary).
Informacje o typie opakowania (np. kartony, palety, skrzynie).
(w idealnym świecie) rozkład ładunku wewnątrz.
Booking Confirmation (Potwierdzenie Rezerwacji) – Twój start w podróż
Booking Confirmation (Potwierdzenie Rezerwacji) to dokument, który otrzymujesz od armatora lub spedytora po dokonaniu rezerwacji miejsca na statku dla Twojego ładunku. To Twoja „zielona karta” do rozpoczęcia procesu transportu.
Co powinno zawierać?
Numer rezerwacji (Booking Number): To Twój główny identyfikator.
Nazwa statku i numer rejsu.
Planowana data załadunku (ETD – Estimated Time of Departure) i rozładunku (ETA – Estimated Time of Arrival).
Port załadunku i rozładunku.
Ilość, typ i rozmiar kontenera.
Dane dotyczące wolnego czasu w porcie (Free Time): Informacja o tym, ile dni masz na operowanie kontenerem w porcie załadunku bez dodatkowych opłat.
Dane kontaktowe do agenta lub armatora.
Shipping Instruction (Instrukcja Wysyłkowa) – Twój wkład w dokumentację
Shipping Instruction (Instrukcja Wysyłkowa) to dokument, który Ty (jako spedytor lub nadawca) przesyłasz do armatora lub NVOCC, aby poinformować ich, jak ma zostać wystawiony Bill of Lading i jakie dane mają się znaleźć na dokumentach przewozowych.
Jak poprawnie ją sporządzić?
Precyzja jest kluczem! Wszelkie błędy w tym dokumencie przeniosą się na Bill of Lading, a ich korekta po wypłynięciu statku (wystawieniu final B/L) jest kosztowna i czasochłonna.
Musi zawierać: Dane nadawcy, odbiorcy, notify party, dokładny opis towaru (zgodny z fakturą i listą pakową!), liczbę paczek, wagę, wymiary, numer kontenera i plomby, instrukcje dotyczące Incoterms i płatności frachtu.
Terminowość: Wysyłaj instrukcję wysyłkową z odpowiednim wyprzedzeniem, zgodnie z datami podanymi na potwierdzeniu bookingu (SI cut-off, SI closing etc.)
Podsumowanie.
Zrozumienie i umiejętne posługiwanie się tymi dokumentami to podstawa pracy każdego spedytora. Pamiętaj, że diabeł tkwi w szczegółach, a każdy błąd może mieć daleko idące konsekwencje. Może chcesz by któryś z tych tematów rozwinąć? Może uważasz, że jakichś informacji jest za mało? Podziel się koniecznie na LinkedIn.
W kolejnej części „ABC Spedytora” zajmiemy się tematem Incoterms 2020: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć błędów w umowach handlowych? To będzie arcyważny artykuł!
