Najczęściej zadawanym mi w ostatniej dekadzie pytaniem jest „Jak to zajmujesz się transportem morskim? Przecież mieszkasz w Krakowie (ewentualnie w Katowicach, w zależności od roku)”? Drugim na liście jest pytanie „Czym ty się właściwie teraz zajmujesz”? Tu kolacja z armatorem, tam bankiecik „za firmowe”. Stawkę ściągnąć, taryfę rozesłać. Nie będę ukrywać – tak, to też 🙂 ale rola zakupowca nie sprowadza się tylko do dystrybucji stawek. Procurement specialist to stanowisko mocno złożone, o mocnym zabarwieniu strategicznym, analitycznym i edukacyjnym. Ale o tym wszystkim poniżej. Zapraszam do lektury!
Data-driven procurement specialist
Jak można się domyślić po wstępie – rola zakupowca się rozwija. To już nie tylko umiejętności negocjacyjne, ale też umiejętność dogłębnej analizy danych. O big data pisałem już co nieco tutaj, ale wypada też poruszyć ten temat w odniesieniu do morskich zakupów. Ostatnie lata pokazały, że branża morska jest mocno nieprzewidywalna. Covid-19, czy kryzys na Morzu Czerwonym to mocne przykłady na to, że pozornie niezwiązane z żeglugą zakłócenia, mają na nią ogromny impakt.
Niemniej, pracując na dużych zbiorach danych, można wychwycić nawet subtelne zmiany na rynku i błyskawicznie na nie reagować. Mając do dyspozycji analizy makroekonomiczne, ale też dane z portów, indeksy frachtowe (e.g. SCFI) czy nawet portale informacyjne procurement specialist może skutecznie dokonać selekcji danych i analizować nadchodzące trendy. Nawet dane pogodowe stanowią dobrą pożywkę do prognozowania nadchodzących zmian na rynku (np. zamknięcia terminali na skutek tajfunów, czy niska woda w Kanale Panamskim).
Zakupowiec nie wstydzi się korzystania z platform bazujących na AI czy machine learningu. Zasilając big data narzędzia do analizy danych, procurement specialist może wychwycić zmiany zanim rynek na nie zareaguje. W czasie rzeczywistym otrzymujemy „wydruk” tego, z czym możemy mieć do czynienia w niedalekiej przyszłości, ale i długofalowo. Te dane to także dobra podwalina do negocjacji, czy strategii przetargowych Analizowanie stawek w dłuższym okresie pozwala zabezpieczyć korzystniejsze warunki.
W powyższym najważniejsze jest, by selekcjonować dane. Analizowanie tzw. „szumów” może finalnie prowadzić do złych decyzji. Umiejętność odróżnienia kluczowych danych od nieistotnych jest niezbędna. Parę zdań powiedzieliśmy o tym na webinarze SUUS Masterclass. O ile nasz morski się już skończył, o tyle możecie się zapisywać na kolejne.
Procurement specialist kreatywnym negocjatorem
Z racji tego, że sam jestem specjalistą ds. zakupów, nie mogę zdradzać swoich tajników 🙂 Natomiast trochę hasłowo postaram się Was przez to przeprowadzić. Podstawą jest elastyczność. Bardzo ciekawe jest podejście „win-win”, gdzie zakupowcy godzą się na długotrwałe kontrakty w zamian za elastyczność cenową. Mocny punkt to relacja z armatorami. Oglądając ostatnio amerykański serial, usłyszałem z ust samego Sylvestra Stallone: „the answer is always NO’, unless you ask” (ang. odpowiedź zawsze brzmi NIE, dopóki nie zapytasz). Dlaczego o tym piszę?
Ponieważ w tych niepewnych czasach stawka to nie wszystko. Dobrze rozwinięte relacje pomagają w zapalnych sytuacjach być traktowanym priorytetowo. W kryzysowych momentach, gdy miejsce na statku jest ważniejsze niż cena frachtu relacje są dobrą kartą przetargową. Zaufanie i budowa partnerstwa ważą dużo więcej w długofalowej perspektywie, niż roszczeniowe naciski i najniższą stawkę. Przytoczone już przykłady pandemii czy Kryzysu Adeńskiego pokazały nieraz, jak bardzo procurement specialist musi improwizować i szukać planów B. Skąd ten nieszczęsny cytat ze Sly’a? Bo bez relacji nie będziesz miał, Szanowny Czytelniku, nawet komu zadać tego pytania.
Zakupowiec jako źródło transparentnej stawki
Klienci lubią przejrzystość. Klienci nie lubią ukrytych kosztów. Specjaliści ds. zakupów są odpowiedzialni za klarowne przedstawienie struktury frachtu wewnątrz organizacji. Dzięki ich działaniom firma pokazuje, że dostarcza transparentne stawki. Szczególnie jeśli chodzi o wszelkie dodatki, opłaty paliwowe etc. Taka przejrzystość zmniejsza ryzyko nieporozumień i wzmacnia długoterminowe relacje z klientami, którzy lepiej rozumieją strukturę cenową i są bardziej skłonni do lojalności.
Platformy wskaźnikowe (przywołany SCFI czy Freightos) umożliwiają porównanie kosztów, ale ułatwiają też zbudowanie bardziej efektywnego łańcucha dostaw. Procurement specialist może na bieżąco analizować poziomy stawkowe, ale też jakość serwisów poszczególnych aliansów (schedule reliability, blank sailingi etc.). Specjalista ds. zakupów może w czasie rzeczywistym podjąć bardziej sprawne decyzje, budując relacje z dostawcami ale i kontrolując budżet produktu.
Patrząc z drugiej strony, dostęp do transparentnych stawek pozwala zakupowcom prowadzić bardziej efektywne negocjacje. Dysponując rzetelnym benchmarkami, możemy prowadzić bardziej świadome negocjacje z armatorami, mając uzasadnione oczekiwania co do ceny i jakości usług. Reasumując, kolejnym zadaniem procurement specialist jest zbalansowanie korzyści wynikających z transparentności z potrzebą utrzymania konkurencyjnych cen i jakości usług.
Rosnąca rola procurement specialist
W ostatnich latach rola specjalisty ds. zakupów przestała się ograniczać li jedynie do organizowania stawek. Globalne łańcuchy dostaw stają się coraz bardziej skomplikowane. Niestabilne rynki, eskalujące konflikty, zmiany geopolityczne, napięcia handlowe czy sankcje rodzą potrzebę posiadania specjalisty, który potrafi szybko dostosować strategię do dynamicznych warunków. Procurement specialist odgrywa tu kluczową rolę, analizując ryzyko i przewidując zakłócenia, co pozwala firmie na zminimalizowanie opóźnień i niekorzystnych stawek.
Wydarzenia ostatnich lat (C-19, Kanał Sueski, Kryzys Adeński) obnażyły bieżące problemy globalnych łańcuchów dostaw. Procurement specialist, wyposażony w odpowiednie narzędzia i dane, pomaga w zarządzaniu ryzykiem oraz w przygotowaniu wszelkich alternatyw w obliczu potencjalnych bądź istniejących zakłóceń. Umiejętność prognozowania cen frachtu, przewidywania zatorów i analizowania kosztów staje się nieocenioną przewagą konkurencyjną.
W branży morskiej rośnie rola danych. Zarówno w kontekście analizy historycznej jak i przewidywania przyszłości. Korzystanie z big data jest podstawą optymalizacji zakupów. Zarówno pod względem kosztowym jak i jakościowym. Analiza trendów cenowych, badanie indeksów rynkowych czy analiza dostępności statków na konkretnych szlakach morskich stają się kluczowymi elementami codziennej pracy specjalisty ds. zakupów. Nie wspominałem jeszcze w tym wpisie nic o kwestiach ekologicznych (nie to co tutaj). Pora to oczywiście zmienić 🙂
Klienci, jak i przepisy międzynarodowe, coraz częściej wymagają zrównoważonych i proekologicznych działań. Procurement specialist musi uwzględniać te kwestie w strategii zakupowej, analizując ekologiczne inicjatywy armatorów, wybierając przewoźników stosujących rozwiązania niskoemisyjne oraz monitorując ślad węglowy.
Procurement specialist jako nauczyciel
Zakupowiec pełni kluczową rolę informacyjną wewnątrz organizacji, a jego zadania wykraczają daleko poza podstawowe negocjacje cenowe. W branży morskiej, gdzie zmienność rynku jest duża, a decyzje muszą zapadać szybko i na podstawie rzetelnych danych, zakupowiec staje się często centralnym punktem wiedzy i przepływu informacji.
Procurement specialist w sposób ciągły monitoruje rynek oraz branżę. Analizuje stawki frachtowe, zmiany w przepisach, sytuacje polityczne czy nawet prognozy pogody. Wszystkie wymienione zmienne mogą wpływać na podaż i popyt, a co za tym idzie koszt transportu. To on dostarcza dane z pierwszej ręki, które pozwalają innym działom (handlowym, operacyjnym) podejmować lepsze, bardziej uzasadnione decyzje. Zwłaszcza jeśli chodzi o wybór serwisu armatorskiego.
Zakupowiec dostarcza kluczowych informacji dla planowania działań operacyjnych czy też strategii sprzedażowych. Dzięki wiedzy eksperckiej buduje także przewagę konkurencyjną. Dostarcza nie tylko informacji, ale przekształca je także w konkretne strategie. W kontekście wyzwań, takich jak dekarbonizacja czy optymalizacja kosztów, jego zdolność do przewidywania i analizy trendów może pozwolić organizacji lepiej przygotować się na przyszłość.
Dobry zakupowiec, posiadając aktualne informacje o rynku i trendach, często pełni rolę edukacyjną. W niektórych firmach to właśnie zakupowcy prowadzą wewnętrzne szkolenia lub briefingi dla zespołów, pomagając pracownikom lepiej zrozumieć zmieniające się realia rynku i dostosowywać do nich swoje codzienne działania. Dzięki temu organizacja działa bardziej spójnie i elastycznie, co jest niezwykle ważne w branży morskiej. Procurement specialist w dzisiejszych czasach to więc nie tylko specjalista od negocjacji, ale także analityk, strateg i edukator. Jego zdolność do dostarczania rzetelnych i przejrzystych informacji jest kluczowa dla sprawnego funkcjonowania całej organizacji, szczególnie w branży morskiej, gdzie każdy element łańcucha dostaw ma wpływ na końcowy sukces firmy.
Podsumowanie.
Dla mnie każdy dzień w tej roli to nowa mapa pełna wyzwań, ale i satysfakcji, jaką daje wyprzedzanie rynku i budowanie trwałych relacji z armatorami. Praca z danymi, strategią, prognozowaniem? Jestem na fali (jakby ktoś pytał to ja byłem wcześniej) 🙂 W świecie pełnym zmiennych to właśnie precyzja i relacje liczą się najbardziej. Czy Wy też macie w swojej branży takie wyzwania? Dajcie znać na LinkedIn – chętnie poczytam o Waszych doświadczeniach!
